Faites de votre reporting groupe un avantage concurrentiel ! Compte-rendu de l’atelier du 9 octobre

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Faites de votre reporting groupe un avantage concurrentiel ! Compte-rendu de l’atelier du 9 octobre

Le 9 octobre dernier, Sigma Conso animait un atelier dans le cadre du PaperJam Business Club à Luxembourg. Le sujet : « Faites de votre reporting groupe un avantage concurrentiel ». L’atelier avait pour objectif d’exposer les enjeux du reporting comme outil d’analyse, conférant notamment au groupe qui l’optimise un avantage concurrentiel.

Le reporting groupe, un sujet brûlant !

Le contexte économique dur et incertain exige de la part des directeurs financiers une vigilance accrue et la production d’informations dans des délais de plus en plus courts. Cette information se doit d’être pertinente, c’est-à-dire correspondre à la demande des interlocuteurs – ne donner ni trop ni trop peu – et intégrée, résultant de combinaisons de données de sources diverses : financières, risques, RH, CRM, etc.

Face à ce challenge et à ce brouillard d’informations, le directeur financier qui dispose d’un reporting consolidé efficace possède l’équivalent d’une lampe torche puissante qui lui permet d’avancer plus vite que les autres et l’entreprise se donne ainsi la possibilité de percevoir de nouvelles perspectives (ou ‘business insights’) qui peuvent lui permettre de mieux tirer parti de l’adversité.

Selon une enquête réalisée par Accenture en mai 2012 sur plusieurs pays européens, 82% des entreprises interrogées ont réalisé des changements substantiels dans les trois dernières années et 86% d’entre elles envisagent d’investir significativement dans les 5 ans afin d’optimiser leur processus de closing, reporting et filing. C’est dire si le sujet est brûlant !

Les 3 étapes du processus de reporting groupe

Le processus de reporting groupe peut se diviser en trois grandes étapes : Input-Process-Output. La fiabilité de l’information produite dépend largement de la qualité des informations à l’entrée selon le principe GIGO (garbage in – garbage out).

Olivier Nardi souligne l’importance pour le groupe et la pérennité du processus de disposer d’un manuel de consolidation /reporting complet et tenu à jour qui décrit notamment les rôles de chacuns, les procédures de validation, les plannings, l’usage d’une liasse de consolidation, les règles de réconciliation interco, les seuils de matérialité appliqués, les règles de comptabilisation, le référentiel groupe, etc…. Ce document est réellement la ‘mémoire’ du groupe.

Selon le Panorama des pratiques de consolidation des groupes en France publié par E&Y Paris, 52% des sociétés cotées disposent de cet outil et environ 20% l’ont en projet, contre 38% et 12 %  pour les sociétés non cotées.

Il est intéressant de souligner à ce stade que, selon cette étude, les sociétés qui ont adopté le référentiel IFRS, qu’elles soient cotées ou non publient leur reporting dans des délais beaucoup plus court que les autres, malgré la complexité du processus et le plus grand nombre d’intervenants. Sans doute est-ce là une indication que ces entreprises ont développé des moyens à la hauteur de leurs ambitions.

Les procédures de cut-off sont évidemment cruciales dans la réalisation de l’objectif d’optimisation et chaque type d’information ou service est impliqué dans un planning précis : périmètre, immobilisés, inventaires, payroll, taxes, réconciliation interco, ajustements aux règles groupe, audit, …

Au niveau de l’input

Quelques points essentiels sont mis en évidence : l’usage d’une liasse de consolidation interfaçable non seulement avec le logiciel de consolidation, mais aussi avec le logiciel comptable ou ERP ainsi que la mise en place de contrôles de validation explicites.

Il est à noter que cette liasse permet de véhiculer non seulement des informations financières mais aussi toutes informations qualitatives devant être centralisées : engagements, risques, pouvoirs bancaires, assurances, etc…. Un reporting package unique permet ainsi de collecter l’ensemble des données utiles.

Le process

La réconciliation interco est une étape importante de ce process ; une formalisation des règles est indispensable et l’usage d’un outil dédié est de plus en plus utilisé par les groupes, plus de 30% selon le Panorama d’E&Y et 9% en projet. Le choix d’un outil de consolidation spécialisé est un atout-clé. Il doit entre autre garantir une indépendance et une maîtrise technique à l’équipe de consolidation, sans devoir faire appel au fournisseur. Il doit également permettre une décentralisation aisée du processus – une application full web est à privilégier-  ainsi qu’un workflow permettant la visibilité ‘at a glance’.

Différent types de données doivent pouvoir être combinées : actual, budget, forecast, .. et l’utilisation de dimensions analytiques  doit permettre des analyses ultérieures aisées. Enfin l’auditabilité des données, la transparence du processus et la capacité de drill down sont des éléments essentiels à couvrir. Des possibilités avancées de reporting telles que l’usage d’un cube OLAP sont à privilégier.

Le reporting (l’output)

Outre les reportings légaux et opérationnels, une importance de plus en plus grande est donnée au reporting à haute valeur ajoutée produit grâce aux outils de Business Intelligence (BI). La BI est née de l’évolution technologique et englobe une large gamme de technologies et pratiques qui sont nécessaires pour transformer les données brutes (data) en information pertinente.

OLAP est un de ces outils d’analyse et de décision qui présente cette caractéristique de fournir à l’utilisateur un moyen d’accès direct, individuel et dynamique à l’information, au niveau de détail souhaité (granularité) sans devoir ‘programmer’ des requêtes sophistiquées pour combiner notamment des dimensions entre elles. L’architecture OLAP exploite des données de différentes origines, stockées et standardisées au préalable dans un data warehouse.

En résumé, le reporting doit être à valeur ajoutée (insightful analysis) :

  • La précision est importante mais une information précise sans valeur ajoutée est inutile.
  • Le reporting doit avoir un impact matériel sur le groupe. Il doit permettre de mieux comprendre le groupe et son environnement et se traduire par des faits concrets : augmentation des ventes, réduction des coûts, ….
  • Il doit être délivré ‘on time’ : une information en retard est inutile et dommageable pour la communication.

Quelques points-clés pour optimiser le reporting consolidé

  • Identifier, hiérarchiser et rationaliser les besoins des différents intervenants
  • Définir les formes et périodicités des restitutions exigées, souhaitées
  • Mettre en place des indicateurs de qualité : nombre d’erreurs opérées sur des dossiers filiales, total des ajustements comptabilisés en valeur absolue, …
  • Tenir compte de l’impact sur l’organisation et la culture de l’entreprise (facteur humain)

Enfin il est à noter que l’optimisation est un processus collaboratif qui implique et responsabilise l’ensemble des acteurs concernés dans la chaîne et de ce fait nécessite l’adhésion de tous.

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