Intercompany reconciliatie ten dienste van de entiteiten die de financiële rapportage ten goede komt

Intercompany reconciliatie ten dienste van de entiteiten die de financiële rapportage ten goede komt

De afstemming van intragroepstransacties is een complex proces dat een heel aantal groepen wenst te automatiseren. De grootste drivers voor dergelijke projecten zijn dan ook  productiviteitswinst, traceerbaarheid en auditeerbaarheid.

Waarom is het reconciliatieproces zo complex?

Het reconciliatieproces is een uitzonderlijk collaboratief werk. Het proces stopt ook niet op niveau van de entiteit (m.a.w. als zij hun gegevens hebben ingevoerd en verbeteringen hebben aangebracht), maar wel wanneer álle partners dit hebben gedaan en de groep een groen licht geeft. Het doel van de implementatie van een software voor de afstemming van intragroepstransacties is in deze zin dus niet uitsluitend om van een gecentraliseerd proces naar een gedecentraliseerd proces te gaan, maar eerder om het proces dat geleid wordt door de consolidatieverantwoordelijken van de entiteiten te vervangen door een proces dat wordt beheerd en geleid door het consolidatieteam op groepsniveau.

Traditioneel gezien geven tools voor intercompany reconciliatie de mogelijkheid aan de filialen om hun saldi te delen in een gemeenschappelijke database om het vaststellen van de verschillen te vergemakkelijken. Onze ervaring leert dat, in het geval van verschillen, talrijke Excel uitwisselingen zullen plaatsvinden tussen de koper en de verkoper om zo de verschillen op te lossen via het detail van de transacties (uiteraard gaat het hier over groepen die hun proces nog niet volledig hebben geautomatiseerd of groepen die beschikken over reconciliatiesoftware op saldiniveau).

De voornaamste kritiek die hier naar boven kan worden gebracht, is dat – zelfs indien deze tools toelaten om de verschillen te identificeren – ze nog steeds geen hulp bieden voor de verantwoording van deze verschillen (wisselkoers, tijdsverschil, kapitaalgoederen, BTW impact, …). Bovendien laten dergelijke applicaties vaak niet toe om operaties uit te voeren die een impact hebben op de boekhoudgegevens en zodus een iteratieve beweging van correcties zouden kunnen initiëren voor de intercompany verschillen.

Het gevolg hiervan is een tijdrovende uitwisseling van bestanden die niet noodzakelijk geschikt zijn voor de audit.

De automatisering van de reconciliatie van intragroepsverrichtingen: de opportuniteit om uw afsluitingsproces te herzien en te optimaliseren!

Het kiezen voor een reconciliatietool die werkt op niveau van transacties kan een uitzonderlijke meerwaarde betekenen voor uw afsluitings- en auditfase. Dergelijke tools werken op basis van een collaboratief platform dat buiten de lokale boekhoudsystemen staat. Daarnaast laten ze toe om op een eenvoudige en periodieke manier (iteratieve benadering) het detail van de intragroepstransacties te behandelen en bieden ze de mogelijkheid om documenten of commentaar toe te voegen voor de verantwoording van de verschillen. Dergelijke applicaties bezitten krachtige functies die de afstemming automatiseren op transactieniveau en op basis van parametreerbare materialiteitsgrenzen die door de groep worden bepaald.

Dit laatste punt garandeert dat de standaarden worden gerespecteerd voor het geheel van het proces, wat niet altijd makkelijk te bereiken is met een continue uitwisseling van bestanden en waarbij de groepsdirectie soms verschillende interpretaties uit de gegevens haalt. Dergelijke tools maken ook een progressieve invoer mogelijk (saldi > saldi, saldi > transactie, transactie > transactie).

Op deze manier wordt er langzaamaan een nieuwe cultuur van invoer van gegevens in de groep geïmplementeerd (met geharmoniseerde overeenkomsten voor de invoer van gegevens, zoals bv. referentie van de factuur van de verkoper, datum van uitgifte van de verkoper, …). Deze laten dan weer toe om de automatische reconciliatie van transacties te optimaliseren en brengen een belangrijke productiviteitswinst met zich mee voor de entiteiten. Bij enkele van onze klanten is de automatische afstemming verhoogd tot 70% à 80%.

Software voor de afstemming op transactieniveau heeft als doel de entiteiten te helpen met hun verschillen en de audit te vergemakkelijken: elektronische uitwisseling van facturen of notities met de betrokken partijen, automatische of manuele aanduiding van elke transactie, … Werkelijk alles kan worden getraceerd.

Professionele applicaties, die geleid worden door het consolidatieteam, verspreiden de gegevens in de consolidatiesoftware eens de intercompany campagne wordt afgesloten. Op deze manier wordt herinvoer vermeden en de integriteit van de boekhoudkundige informatie gegarandeerd voor het hele proces.

Een betere kwaliteit voor het proces van financiële rapportage en de productie van geconsolideerde cijfers is het gevolg: sneller, efficiënter en makkelijker auditeerbaar. Want spreken we hier niet over fast close?

De afstemming van intercompany transacties

Afstemming intercompany transacties De afstemming van intercompany transacties is nog heel vaak een proces dat […]

Download de whitepaper hier!
Het artikel delen :
Ontdek Sigma Conso Intercompany
Intercompany is een unieke software voor de reconciliatie van uw intragroepstransacties. Het stelt de entiteiten in staat om het reconciliatieproces uit te voeren en de kwaliteit van uw boekhoudkundige informatie te verbeteren.
Recente artikels
IFRS 16 tijdlijn: met welke deadlines houdt u best rekening? IFRS 16 is verplicht vanaf […]
Met cost to serve naar slimmere finance Artikel gepubliceerd in CFO Magazine, Special edition n° […]
X