Hoe kan intercompany reconciliatie onderdeel uitmaken van een fast close project?

Hoe kan intercompany reconciliatie een onderdeel uitmaken van een fast close project?

Eén van de belangrijkste beperkingen voor de implementatie van een fast close project is de afstemming van intragroepstransacties: het is één van de factoren die de productie van de rekeningen het meeste vertraagt. Om zeker te zijn dat intercompany reconciliatie niet langer een obstakel is voor de fast close, dient reconciliatie deel uit te maken van het accounting proces.

Gebruik maken van een software om dit proces te automatiseren, zorgt ervoor dat u kan winnen aan productiviteit, betrouwbaarheid en traceerbaarheid. Vaak werken tools voor intercompany reconciliatie op niveau van saldi: indien het saldo verschillend is, dan wordt er naar de transacties gekeken om de reconciliatie uit te voeren. Het risico is dat transacties hierdoor artificieel worden gereconcilieerd tussen twee entiteiten. De kwaliteit van het proces en van de financiële informatie is in dit geval niet gegarandeerd.

Een tool voor de reconciliatie van intragroepsrekeningen op niveau van transacties biedt de mogelijkheid om:

  1. Alle transacties te markeren die strikt overeenkomen volgens een aantal vooraf bepaalde criteria (rekening houdend met materialiteitsgrenzen, wisselkoersverschillen, enz.).
  2. Gegevens die niet automatisch gemarkeerd konden worden, beschikbaar te stellen aan desbetreffende tegenpartijen. De toepassing begeleidt de tegenpartijen dan bij de reconciliatie.
  3. De niet-reconcilieerbare gegevens te behandelen via een collaboratief platform voor alle partijen.

De automatisering van de intercompany reconciliatie voorgesteld als een trechter:

  1. Automatische reconciliatie:

Markering: de toepassing werkt eerst op het niveau van de transactie: zoveel mogelijk stukken worden automatisch gereconcilieerd en gemarkeerd. Dit automatisme is nodig, want door te werken op niveau van de transacties kan een groep makkelijk geconfronteerd worden met een groot volume. De automatische reconciliatie ligt bij onze klanten over het algemeen rond de 70% à 80%.

  1. Semi-automatische reconciliatie:

De tool begeleidt de tegenpartijen en stelt een geleidelijke, begeleide reconciliatie voor, waarbij enkel de niet-gereconcilieerde transacties worden bekeken. In deze fase kunnen ‘markeringen per type intercoverschil’ gehanteerd worden op basis van steeds minder strikte criteria.

  1. Manueel proces:

Tot slot blijven enkel de gegevens over die als dusdanig niet verzoenbaar zijn. De toepassing zorgt voor een interface om meer gedetailleerde informatie te raadplegen over de transacties (lokale boekhoudrekening, bestelnummer, magazijnnummer, labels, … ) en een collaboratief platform om de entiteit te begeleiden bij het uitzoeken en de communicatie met de tegenpartij te vergemakkelijken. Het biedt zelfs de mogelijkheid om boekhoudkundige stukken toe te voegen aan een specifieke transactie.

Het proces voor de reconciliatie van intragroepsrekeningen maakt zo deel uit van het boekhoudkundige proces en van de afsluiting van de lokale rekeningen, nog voor de consolidatie plaatsvindt. De consolidator hoeft niet meer tussen te komen bij de analyse van de verschillen: dit werk wordt overgelaten aan de boekhoudteams die over de nodige kennis en informatie beschikken om de reconciliaties te documenteren. De reconciliatie van intragroepsrekeningen wordt zo een interne controletoepassing en maakt het mogelijk de kwaliteit en de relevantie van de gegevens te verbeteren.

Het is mogelijk dat niet alle entiteiten van een groep klaar zijn om onmiddellijk op transactieniveau te werken (heterogene boekhoudsystemen, enz.). Daarom is het belangrijk dat het systeem hen de mogelijkheid biedt om te beginnen werken met saldo’s. Het systeem laat toe om de gegevens te centraliseren, de analyse te vereenvoudigen, de volledigheid te verzekeren en te zorgen voor een perfecte coherentie tussen de saldo’s van de gereconcilieerde intragroepsrekeningen en de geconsolideerde rekeningen. Bijgevolg komen afwijkingen naar boven die anders niet zouden zijn gedetecteerd.

De groepen die voor deze reconciliatiemethode kiezen hebben alle troeven in handen: de intragroepsrekeningen worden gereconcilieerd en de verschillen worden verklaard nog voor het afsluitingsproces. Dit gebeurt op basis van betrouwbare en definitieve gegevens en zal veel sneller zijn. Tijdens de auditfase zullen ook de auditors de tijdwinst appreciëren met betrekking tot opzoekingen, maar ook door gesprekken met de consolidators en de entiteiten van de groep. Alle gedetailleerde informatie die ze nodig hebben is ook beschikbaar: de elektronische discussies met de betrokken tegenpartijen, de uitwisseling van stukken, de automatische of handmatige markering van elke transactie, … Alles kan getraceerd worden.

Meer informatie? Ontdek hier onze volledige whitepaper over de afstemming van intercompany stransacties.

De afstemming van intercompany transacties

Afstemming intercompany transacties De afstemming van intercompany transacties is nog heel vaak een proces dat […]

Download de whitepaper hier!
Het artikel delen :
Wenst u ook uw financiële processen te optimaliseren?
Onze missie bestaat eruit de financiële processen voor groepsrapportage en planning professionals te vereenvoudigen. Contacteer ons en we leggen u graag uit hoe we ook u kunnen helpen.
Recente artikels
Cloud washing: hoe kan men ‘echte’ cloud applicaties onderscheiden van ‘valse’? De cloud is een […]
Solliciteren voor een functie als finance consultant Door Alain Stubbe, Corporate HR, Sigma Conso Hoe […]
X