La réconciliation des intercos au service des entités et des arrêtés de compte.

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La réconciliation des intercos au service des entités et des arrêtés de compte.

La réconciliation des intercos est un processus complexe et bon nombre de groupes cherchent à l’automatiser. Nous nous apercevons que gain de productivité, traçabilité et auditabilité sont les déclencheurs des nouveaux projets sur lesquels nous travaillons ces derniers temps.

Dans les faits, pourquoi le processus de réconciliation des intercos est-il si complexe ?

C’est un processus collaboratif par excellence. Au niveau de chaque entité, ce processus ne s’arrête pas quand les déclarations et le pointage ont été réalisés, mais quand l’ensemble des partenaires a terminé ou quand le Groupe « sonne le gong ». En s’équipant d’un logiciel réalisant le rapprochement des comptes intragroupes, l’objectif n’est plus seulement de passer d’un processus centralisé à un processus décentralisé, mais idéalement de passer d’un processus géré par les contacts “consolidation” dans les entités à un processus comptable piloté et supervisé par l’équipe de consolidation.

Traditionnellement, les outils de réconciliation utilisés permettent aux filiales de partager dans une base commune leurs soldes pour faciliter la mise en  évidence des divergences.

Selon les groupes (je parle évidemment des groupes qui n’ont pas encore totalement automatisé leur processus ou qui utilisent des solutions de réconciliation fonctionnant en soldes), nous constatons souvent, en cas d’écart, des échanges de fichiers Excel entre acheteurs et vendeurs pour tenter de résoudre les différences via le détail des transactions.

Sans parler de démarches plus consensuelles dites de « plug »…

Principales critiques remontées par les opérations : si ces outils permettent de mettre en évidence les écarts, ils n’apportent que peu d’assistance aux opérations dans la justification de ces écarts (différence de change, différence temporaire, production immobilisée, impact TVA, …). De plus, souvent ils ne permettent pas non plus de prendre des décisions impactant les données comptables et permettant ainsi un mouvement itératif de correction des différences intercos.

Il en résulte des échanges de fichiers fastidieux, pas spécialement adaptés à l’exercice de l’audit.

L’automatisation de la réconciliation des intercos peut être l’occasion de revoir et optimiser les processus de clôture comptable !

En effet, choisir de mettre en place un outil de réconciliation transactionnelle des intercos représente un atout considérable en phase de clôture puis en phase d’audit. Ces outils se présentent comme des portails collaboratifs se situant à la périphérie des applications comptables locales et ils permettent de déverser simplement et périodiquement (itérations successives) le détail des transactions intragroupes, en offrant la possibilité de joindre des pièces justificatives, d’échanger des commentaires … Ces applications disposent de puissantes fonctions automatisant le lettrage à la transaction et fonctionnant avec des seuils de matérialité paramétrables, mis en place par le Groupe.

Ce dernier point garantissant le respect des règles sur l’ensemble du processus. Pas toujours facile à obtenir avec échange de fichier… et les directives « Groupe » donnent parfois lieu à des interprétations variées … Ces applications autorisent une mise en place progressive (solde > solde, solde > transactions, transactions > transactions).

Elles diffusent petit à petit dans le Groupe une nouvelle culture de saisie (mise en place de conventions de saisie harmonisées comme par exemple : référence de la pièce du vendeur, date d’émission du vendeur,…). L’adoption de ces nouvelles conventions permet d’optimiser ensuite la réconciliation automatique des transactions …  Gain de productivité important pour les filiales à la clef. Chez certains de nos clients, le taux de rapprochement des transactions par réconciliation automatique atteint des seuils compris entre 70 et 80% .  

Les logiciels de réconciliation des comptes intragroupes à la transaction ont pour vocation d’aider les entités à résoudre leurs écarts tout en facilitant ensuite le travail de l’audit : discussions électroniques avec les contreparties concernées, échange de pièces, marquage automatique ou manuel de chaque transaction,  tout est tracé. 

Pilotés par les équipes de consolidation, ces applications déversent évidemment, une fois la campagne clôturée, leurs soldes dans les applications de consolidation pour éviter les ressaisies et surtout garantir l’intégrité de l’information comptable sur tous le processus. 

Il en résulte une qualité accrue dans le processus d’arrêtés des comptes et de production des comptes consolidés : plus rapide, plus efficace, le travail est aussi plus facile à auditer. Vous avez dit fast close ?

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