Hoe operationele verantwoordelijke beter betrekken bij het budgeting proces?

Hoe operationele verantwoordelijken beter betrekken bij het budgeting proces en zo een realistischer budget verkrijgen?

Jolien de Baerdemaeker, doctoranda in de Toegepaste Econcomische Wetenschappen aan de universiteit van Gent, voerde onlangs een onderzoek naar de psychologische mechanismen die leiden tot een gebrek aan motivatie van de operationele verantwoordelijken in het proces van budgeting. Het onderzoek werd begeleid door Professor Bruggeman.1

Het budget is vaak het hart van de bedrijfsorganisatie waarbij de operationele verantwoordelijken en de business unit managers een sleutelrol spelen. Zij staan aan de basis van het productieproces en de waardecreatie van de onderneming en dienen dan ook het budget op te stellen. In vele gevallen wordt het budget zelfs gebruikt als een evaluatie-instrument en is het behalen van de doelstellingen één van de parameters in het verlonings- of beloningssysteem voor de managers en hun team.

Het onderzoek van mevrouw de Baerdemaeker toont echter dat de verantwoordelijken voor het opstellen van het budget deze taak vaak te licht opvatten en de middelen en objectieven over- of onderwaarderen. Dit zou volgens het onderzoek gelinkt zijn met een gebrek aan motivatie voor deze taak.

Zo werd er waargenomen dat, bij organisaties waar de verantwoordelijken voor het budget ook kunnen deelnemen aan het strategisch proces (en hun betrokkenheid dus groter is), de kwaliteit van het budget aanzienlijk beter is. Dit leidt uiteraard tot een betere algemene prestatie van de onderneming.

Hoe kan men de operationele verantwoordelijken dan motiveren bij het opstellen van een realistisch budget?

Wij zien twee types van veranderingen die hierbij kunnen helpen: langs de ene kant de implementatie van een duidelijk proces; en langs de andere kant het gebruik van een software die gemakkelijk in gebruik is.

Een duidelijk en motiverend proces

Dit kan onder meer door:

  • Een permanente toegang tot alle informatie die nuttig is voor het opstellen van het budget
  • Minder tijd te spenderen aan de verzameling van gegevens
  • Een duidelijke verdeling van de verschillende taken van de betrokken personen en een opvolging van de uitvoering hiervan
  • Een betere communicatie – zowel verticaal als horizontaal – tussen de betrokkenen
  • De mogelijkheid om gemakkelijk het budget aan te passen in de loop van de opstelling ervan, rekening houdend met niet-voorziene factoren (politieke situatie op een bepaalde markt, evoluties van een bepaalde grondstof …) om zo dicht mogelijk aan te sluiten bij de uitdagingen van de managers
  • Een betere integratie tussen operationele planning en financiële budgettering en de mogelijkheid tot een automatische integratie van niet-budgettaire gegevens (komende van het HR systeem of van andere beheersystemen, boekhoudkundige gegevens, enz.)

Een software die gemakkelijk in gebruik is voor non-financials

Dit betekent dat men best een software implementeert die:

  • Flexibel is naargelang de specifieke operationele aanpak
  • De betrokkenen stap per stap begeleidt bij de invoer van gegevens (taken, deadlines, herinneringen, etc.)
  • De informatie in real-time update en personaliseert in functie van de noden en toegangsrechten
  • Mee kan evolueren met het concern om te kunnen antwoorden op de toenemende noden van hun bedrijfsactiviteit: makkelijke aanmaak van nieuwe variabelen, verandering in de modellering van de volledige of een deel van de activiteit, enz.
  • Verschillende functionaliteiten biedt om de import van gegevens te automatiseren (afschrijvingen, personeelskosten …)
  • Dynamische en attractieve rapporten kan genereren
  • Eén unieke versie van de waarheid biedt
  • En gemakkelijk de ontwikkeling van nieuwe activiteiten modeliseert

De implementatie van dergelijke professionele software zal de operationele manager leiden doorheen het budgettair proces. Bovendien zal hij op een zeer duidelijke en visuele manier in real-time de impact van zijn beslissingen en acties op de organisatie kunnen waarnemen. Dit maakt dat hij zich meer betrokken voelt bij de strategie van de organisatie en meer betrouwbare gegevens zal leveren.

Planning en budgettering: een efficiënte driver voor uw business?

Planning en budgettering: een efficiënte driver voor uw business? Recente studies tonen aan dat 86% […]

Download de whitepaper hier!
Het artikel delen :
Wenst u ook uw budgetteringsproces te optimaliseren?
Ontdek dan Planning: de software voor budgettering en strategische planning die geavanceerde mogelijkheden biedt voor performantie-analyse, business intelligence en forecasting. Integreer uw financiële en operationele gegevens voor een transversele benadering van uw activiteit en maak gebruik van de functionaliteiten voor dashboarding, visualisatie, het uitvoeren van simulaties…
Recente artikels
Academy: overzicht van het jaar en programma voor 2017 Sigma Conso biedt gedurende het hele […]
Intercompany transacties: hoe kan men de verschillen het best opsporen? De afstemming van intragroepstransacties wordt […]