9 sleutelaspecten voor het opstellen van een consolidatiehandleiding

9 sleutelaspecten voor het opstellen van een consolidatiehandleiding

Het opstellen van een consolidatiehandleiding kan aanzienlijk helpen bij de optimalisatie van het consolidatieproces. Hoe gaat u best te werk? Welke aspecten mogen zeker niet ontbreken in deze manual? Wij hebben hieronder 9 key points opgelijst, samen met de belangrijkste vragen die beantwoord dienen te worden:

1) De rol van elke betrokkene in het consolidatieproces

Op welke manier zijn de filialen betrokken bij het consolidatieproces? Wie is verantwoordelijk voor het verzamelen van de informatie van elke entiteit? Wie dient de informatie goed te keuren? Wat is de rol van het consolidatiedepartement van het moederbedrijf? Met wie en op welk niveau wordt de audit beheerd?

2) Wijzigingen in de consolidatieperimeter

Op welke manier worden wijzigingen in de perimeter doorgevoerd? Via welk systeem moeten nieuwe entiteiten toegevoegd en beheerd worden? Met wie dient het consolidatieteam te werken om deze informatie te controleren? Welke gegevens heeft het consolidatieteam nodig om de wijzigingen in de consolidatiekring te behandelen?

3) Validatieprocedures

Wie valideert de informatie van de dochterondernemingen, op welke manier en wanneer? Is er een validatie op lokaal niveau? Wat zijn de materialiteitsdrempels voor de interco gegevens en wie legt deze vast? Wie bevestigt de informatie bij de entiteiten en wie accepteert deze op niveau van het moederbedrijf? Bestaan er controles in het systeem of in de consolidatiebundel? Zijn er workflows aanwezig? Wat is het verschil tussen een waarschuwing of een ‘blokkerende fout’? Welke rol heeft de auditor in dit proces?

4) Het gebruik van een consolidatiebundel

Behalve in het geval van een volledig geïntegreerd systeem, lijkt het gebruik van een consolidatiebundel ons essentiëel. Dit roept enkele vragen met zich op: welke vorm moet de consolidatiebundel aannemen en wie moet deze vervolledigen? Welke informatie dient verzameld te worden? Is de bundel aangepast aan de groep in kwestie? Is het detail van gevraagde informatie dezelfde voor elke periode? Bestaat er een koppeling met de consolidatiesoftware? Deze vragen moeten behandeld worden in overeenstemming met het proces en de tijdslijn. Uiteraard is de validatie ervan essentiëel.

5) Materialiteitsdrempels en andere informatie op basis van de consolidatiemethode

Groepen met een zekere grootte kunnen hun consolidatie- en rapporteringsproces optimaliseren door niet-significante participaties uit te sluiten en/of het vereiste niveau van detail te limiteren in functie van de consolidatiemethode (zeker van toepassing indien gebruik gemaakt wordt van de vermogensmutatiemethode). De volgende vragen moeten dan zeker behandeld worden: Wat is een niet-significante deelneming? Afhankelijk van de consolidatiemethode of de materialiteitsdrempel, wat is het minimum niveau van vereiste informatie voor het consolidatieteam?

6) Wisselkoersen en omrekeningsregels

Welke referentiewisselkoersen worden geïmplementeerd door de groep en wanneer worden deze gecommuniceerd (maandelijks, driemaandelijks …)? Welke methode wordt er gebruikt voor de wisselkoersomrekeningen? Het beantwoorden van vragen hieromtrent in de consolidatiehandleiding zorgt ervoor dat bepaalde valutaomrekeningsverschillen kunnen worden vermeden.

7) De reconciliatie van intragroepstransacties

Wat zijn de verschillende types van intragroepstransacties die eigen zijn aan de groep? Hoe dienen deze te worden behandeld? Welke bewijzen moeten aanwezig zijn als ondersteuning voor de reconciliatie? Wat zijn de drempels waarvoor de verschillen niet meer gereconciliëerd moeten worden? Is de afstemming van intragroepstransacties gecentraliseerd bij het moederbedrijf of gedecentraliseerd bij de filialen? Welke systemen zullen gebruikt worden en hoe werken ze?

8) Het boekhoudkundig kader en boekhoudbeleid van de groep

Zullen de rekeningen van de groep worden opgemaakt volgens IFRS of local GAAP? Afhankelijk van de GAAP die gekozen of opgelegd werd, wordt het boekhoudkundig beleid van de groep bepaald en het effect hiervan op de standaardisatie van de rekeningen van de entiteiten. Welke significante boekingen per categorie moeten de entiteiten of het consolidatieteam uitvoeren alvorens de informatie te integreren met het consolidatieproces? Wie wordt er verantwoordelijk gesteld voor deze processen?

9) De deadlines van het consolidatieproces

Wanneer moet de informatie van de entiteiten gerapporteerd worden aan het consolidatieteam? Wat is de deadline voor de reconciliatie van intragroepstransacties en voor de opmaak van de rapporten? Binnen welke tijdspanne moeten de filialen correcties hebben uitgevoerd op hun rekeningen? Wanneer zullen de rekeningen van de filialen en de geconsolideerde rekeningen geauditeerd worden? Wanneer moet een eerste versie van de consolidatie van de groepsrekeningen worden voorbereid? Wat is de deadline voor het indienen van de finale consolidatie? Wanneer is de meeting met de raad van bestuur gepland? Een consolidatiehandleiding moet zeker en vast ook de verschillende stappen van het consolidatieproces behandelen samen met de deadlines die deze stappen met zich meebrengen.

Het artikel delen :
Bent u op zoek naar een performante software om uw consolidatieproces te optimaliseren?
Ontdek Consolidation & Reporting: de software die zowel de statutaire consolidatie als de managementrapportage vereenvoudigt voor één unieke versie van de waarheid. De software beantwoordt perfect de noden van internationale groepen (meertalig, verschillende munteenheden en standaarden) en is zelfstandig te parametreren door de klant voor een lage total cost of ownership. De software is zowel beschikbaar in cloud modus als on-premise.
Recente artikels
Academy: overzicht van het jaar en programma voor 2017 Sigma Conso biedt gedurende het hele […]
Intercompany transacties: hoe kan men de verschillen het best opsporen? De afstemming van intragroepstransacties wordt […]