Uw consolidatiesoftware: wat is het meest geschikte model voor uw gegevensinvoer?

Uw consolidatiesoftware: wat is het meest geschikte model voor uw gegevensinvoer?

Uw software voor consolidatie en rapportering biedt u verschillende mogelijkheden om data van uw entiteiten te verzamelen.

Dit zijn de beschikbare mogelijkheden:

  • Automatische interfaces (via ERP of import via Excel / *.csv files)
  • Gegevensinvoer via offline bundels
  • Online gegevensinvoer

Wat is de meest geschikte methode van dataverzameling voor uw organisatie ?

Uw keuze is afhankelijk van meerdere parameters:

  • Gebruikt u het softwarepakket enkel om een wettelijke consolidatie uit te voeren of ook om een managementrapportering op te stellen?
  • Is uw organisatie sterk gecentraliseerd en beschikt ze over een gemeenschappelijk ERP pakket voor alle entiteiten?
  • Of is uw organisatie net sterk gedecentraliseerd en werkt u met verschillende systemen binnen de groep?
  • Wordt de boekhouding van uw entiteiten uitbesteed? Of beschikt uw groep over lokale boekhoudteams? Welke competenties zijn aanwezig binnen uw entiteiten?
  • Hebben uw entiteiten toegang tot een vlotte internetverbinding? Dit is niet altijd het geval bij organisaties, bijvoorbeeld in de bouwsector, die werken op locaties waar er weinig of geen netwerkverbinding is.

Onderzoek de verschillende invoermogelijkheden en voor welke situaties ze het meest geschikt zijn.

Automatische interfaces

We raden aan om de beschikbare boekhoudkundige data te importeren in de consolidatiesoftware. In het geval van een gecentraliseerde onderneming, die beschikt over een ERP systeem, kan de import automatisch doorgevoerd worden of meteen gerealiseerd worden door het consolidatie team. Een tabel zal automatisch geactualiseerd worden of er zal een file aangemaakt worden met de gegevens van alle entiteiten welke in één keer geïmporteerd zal worden.

Wanneer uw groep niet over een ERP systeem beschikt, kan de invoer via een Excel of *.csv bestand gedelegeerd worden naar de entiteiten. Door de entiteiten toegang te geven tot de software, kunnen ze in het systeem de structuur van hun Excel of *.csv file die uit hun boekhoudpakket geëxporteerd werd weergeven. Daarnaast kunnen ze een mappingtabel aanmaken die de link weergeeft tussen het lokaal rekeningstelsel en het groepsrekeningstelsel.

Technisch gezien kunnen alle gegevens geïmporteerd worden via de interface. Indien u echter de consolidatiesoftware gebruikt voor wettelijke doeleinden, weet u dat het begrip stroom, dat cruciaal is binnen consolidatie, meestal afwezig is bij de boekhoudkundige gegevens. Als uw consolidatie enkel op niveau van de resultaatrekening wordt doorgevoerd om een rapportering op te maken, zal het gemakkelijker zijn alle gegevens te interfacen.

Data-invoer via online bundels

Wenst u dat uw entiteiten al dan niet toegang hebben tot de software om bundels in te vullen? In het geval waarbij sommige entiteiten slechts verkoopkantoren zijn en de boekhouding door een extern boekhoudkantoor wordt uitgevoerd, kan online gegevensinvoer een probleem vormen. Dan kiest u beter voor een ingave via offline bundels. Dit wordt verder in het artikel besproken.

Wat zijn de voordelen van een ingave via een online bundel ? In eerste instantie is deze manier van ingave eenvoudig en intuïtief. De mogelijkheid om in elke cel bemerkingen toe te voegen, maakt het voor de gebruikers van elke entiteit makkelijker om het proces te volgen. Daarnaast is een online bundel makkelijk te onderhouden. Sterker nog, elke gecreërde rekening wordt automatisch opgenomen in de online bundel. In de offline bundels daarentegen moeten deze vaak manueel aangemaakt worden. Dus indien u de applicatie gebruikt om managementrapportering toe te passen en er regelmatig wijzigingen in uw rekeningstelsel doorgevoerd worden, raden we u aan om over te gaan tot een online bundel. Tot slot, biedt een online bundel uw entiteiten de mogelijkheid om hun intragroepstransacties in real time op te vragen. Deze worden dan ook weergegeven in de lokale munteenheid van uw entiteiten.

Ingave via offline bundels : karakteristieken en voordelen

Lokale boekhoudkantoren, die vaak vertrouwd zijn met Excel, werken graag via deze methode. Het biedt hen immers de mogelijkheid om als “end-user” de bundel te downloaden, in te vullen en opnieuw op te laden in het systeem.

Wanneer de groep kiest voor een gecentraliseerde aanpak, moet de consolidator de offline bundel aanmaken en doorsturen naar alle entiteiten, bijvoorbeeld via email. De entiteiten vullen op hun beurt de bundel in en sturen deze terug naar de consolidator. Deze laatstgenoemde heeft de verantwoordelijkheid om alle bundels in het systeem op te laden. Dit vraagt meer inspanning op het niveau van het moederbedrijf.

Deze manier van werken wordt vooral aangeraden aan bedrijven die niet beschikken over een continue internetverbinding (werken op een plantage of op plaatsen met gelimiteerde internetverbinding, enz.). Of aan bedrijven die hun boekhouding outsourcen aan een extern kantoor.

In de offline bundel, heeft de gebruiker de mogelijkheid om veel meer tekst toe te voegen dan is toegestaan in de online bundel. Tot slot kan de consolidator of andere bevoegden de bundel raadplegen van zodra deze is opgenomen in het systeem. Deze is vanaf dat moment te allen tijde beschikbaar op de voorziene server.

Wat zijn de nadelen van een offline bundel?

Deze biedt minder flexibiliteit dan de online bundel en vergt ook meer onderhoudswerk door de consolidator. Voor alle toegevoegde rekeningen in het systeem, dient de consolidator een manuele update uit te voeren in de offline bundel.

Dit geldt ook voor de managementrapportering, ook hier gaat de voorkeur naar een online bundel, die simpel te onderhouden is. Het komt er op neer dat het creëren van een complexe offline bundel voor een maandelijkse rapportering, budgettering… een vrij zwaar werk kan worden: ontwikkeling van macro’s, opzetten van validaties… In dit geval bieden online bundels meer flexibiliteit en snelheid.

Om te besluiten, online bundel of offline bundel….de beste oplossing voor uw groep is afhankelijk van de organisatiestructuur en van de aard van uw geconsolideerde rapportering die u wilt doorvoeren. En… uiteraard is het ook mogelijk om de verschillende methodes te combineren.

Het artikel delen :
Discover Sigma Conso Consolidation & Reporting
Sigma Conso Consolidation & Reporting is a consolidation software package which unifies statutory consolidation and management reporting to provide a single version of the truth. The software is multilingual, multi-standard and multi-currency to meet the needs of international groups. Web native, quick to implement and fully configurable by customers, it provides the lowest possible cost of ownership.
Recente artikels
Academy: overzicht van het jaar en programma voor 2017 Sigma Conso biedt gedurende het hele […]
Intercompany transacties: hoe kan men de verschillen het best opsporen? De afstemming van intragroepstransacties wordt […]