Voorbereiding van het consolidatieproces: bent u er klaar voor?

Voorbereiding van het consolidatieproces: bent u er klaar voor?

De legale vereisten en de nood aan relevante informatie zijn onmisbaar geworden in een steeds complexere en economisch competitieve wereld.

Ook de voorbereiding van de geconsolideerde rekeningen en de presentatie ervan naar de verschillende stakeholders is een proces waar steeds meer groepen mee te maken hebben.

  • Herstructurering
  • Uitbreiding van een groep
  • Beursintroductie
  • Aankomst nieuwe investeerders
  • Wijziging in de wetgeving

Eén van de bovenstaande redenen kan een bedrijf dwingen om financiële informatie te communiceren. En deze informatie moet correct, precies, relevant, transparant, vergelijkbaar zijn en tijdig geleverd worden. Bovendien moet er vaak rekening gehouden worden met verschillende accounting standaarden (IFRS, US GaaP, …).

Het doel van een geconsolideerde rekening is om een beeld te schetsen van de activa, passiva en het resultaat van een groep van bedrijven alsof zij één bedrijf zijn.

Consolidatie van de rekeningen is vereist om de nodige informatie extern te verspreiden, maar ook intern om te gebruiken als een management- en besluitvormingtool.

Het consolidatieproces vereist de implementatie van een goed bedachte aanpak die specifiek is naargelang de eigenschappen van de groep.

Alle stappen die hiermee te maken hebben – vanaf het bepalen van de consolidatiekring, de betrokkenheid van de entiteiten, de opmaak van een consolidatiebundel, de definitie van de standaarden en de groepsregels tot de werkelijke productie van de finale versie – vereisen een zorgvuldige afweging en doordachte beslissingen van het management.

Het legale framework, de omvang en de vereisten van de groep, het gebruik of doel van de geconsolideerde informatie en de grootte van de verwachte analyse zijn allen sleutelfactoren die het consolidatieproces en de keuze voor een software zullen beïnvloeden.

Laat ons enkele stappen van het consolidatieproces analyseren

De consolidatiekring

Het bepalen van de consolidatiekring kan bij bepaalde groepen problemen veroorzaken. Het deelnemingspercentage alleen is vaak niet genoeg om te bepalen of de groep exclusief zeggenschap, joint control of een significante invloed heeft op de aangekochte of opgerichte bedrijven. Beroep doen op meer feitelijke concepten is vaak zeer hulpvol en kan onthullen indien bepaalde beslissingen te snel werden genomen. Het is hieromtrent dat de IASB IFRS 10 in mei 2011 heeft uitgebracht, waarin onder andere het concept van zeggenschap herbekeken werd.

Hoe dan ook, een analyse van deze factoren zal tot een beslissing leiden om al dan niet een entiteit in de consolidatiekring te brengen en welke methode toegepast zal worden.

Daarnaast is er ook het probleem van subgroep consolidaties (step-by-step) vs. directe consolidaties door het moederbedrijf dat moet aangehaald worden. Beide aanpakken zijn geldig en elke methode heeft zijn voordelen en nadelen.

Bijvoorbeeld, step-by-step consolidatie is verplicht wanneer een subgroep de legale verplichting heeft om geconsolideerde accounts op dat niveau neer te leggen. De directe aanpak daarentegen maakt het gemakkelijker om de contributie van elk bedrijf tot het groepsgeheel weer te geven, iets wat niet het geval is bij de step-by-step aanpak.

Andere items met betrekking tot de consolidatiekring, zoals bijvoorbeeld het bestaan van deelnemingen die normaal automatisch verwerkt worden door een consolidatiesoftware, kunnen bepalend zijn voor de keuze van een tool.

De consolidatiebundel

De opmaak van de bundel is zeer belangrijk, des te meer omdat dit document en de bijlagen de basis zullen zijn van de data die wordt ingevoerd in de geselecteerde tool.

Ongeacht hoe efficiënt de software is, zal de tool niet in staat zijn om volledige en relevante informatie te genereren als de data die beschikbaar is niet volledig blijkt te zijn.

De bundel integreert alle kwantitatieve data en een significant deel van de kwalitatieve informatie die het moederbedrijf moet consolideren.

Afhankelijk van het legale framework, moet de consolidatiebundel ook een gepaste structuur hebben, zodat de geconsolideerde rekeningen die wettelijk worden vereist gemakkelijk kunnen gevoed worden.

Dit legale aspect kan problemen veroorzaken voor internationale groepen die zeer verschillende activiteiten hebben en voor wie het beheer van buitenlandse munten ook moet geïntegreerd worden.

Daarnaast is het ook in deze bundel dat vragen over intragroepsrelaties en -transacties moeten behandeld worden. De rekeningen die zullen beïnvloed worden door intragroepstransacties moeten geïdentificeerd worden in een vroeg stadium, aangezien dit de parametrage van de software en de behandeling van de transacties (gecentraliseerd bij het moederbedrijf of gedecentraliseerd bij de dochterondernemingen) zal beïnvloeden.

Het is daarom cruciaal om te anticiperen op lokale specifieke aspecten en problemen aangezien deze de consolidatiebundel zullen beïnvloeden op zowel kwantitatief niveau als op niveau van de informatie die in de bijlagen terecht komt. Ook deze informatie moet zeker niet vergeten worden, aangezien dit ook zal bijdragen tot de finale geconsolideerde rekeningen.

Het is ook zeker een vereiste om een flexibele software te bezitten (interfacen van de statutaire data met de consolidatiesoftware) die praktisch is en een set van performante controles bezit.

Uniformiteit van de accounting standaarden

De bepaling van de validatieregels en methodes op groepsniveau is ook een vereiste stap in het proces van uniforme accounting standaarden. Het is dan ook zeer zeldzaam dat alle entiteiten van één groep dezelfde validatiemethodes en regels hebben.

Afhankelijk van de lokale standaarden en de keuzes gemaakt door de verschillende entiteiten, zullen de rekeningen moeten herberekend worden om de uniformiteit met de groepsrekeningen te verzekeren. Het is daarom essentiëel dat deze herberekeningen worden uitgevoerd op de meest efficiënte en transparant mogelijke manier.

Een tool dat een duidelijk zicht geeft op zowel de statutaire data als op de herwerking van de lokale data zal een enorme visibiliteit geven voor de consolidator en voor de interne en externe controller.

Deze voorbeelden geven al duidelijk de complexiteit weer van de consolidatie van de jaarrekeningen en de technische skills die nodig zijn om dit proces succesvol te implementeren.

Het is cruciaal om de nodige know-how te bezitten, om beroep te doen op specialisten om meningen te valideren en, afhankelijk van de eigenschappen van de groep, om te investeren in een betrouwbare, efficiënte, flexibele en praktische software of te opteren voor outsourcing.

Deze keuze moet worden gemaakt na een grondige overweging van onder andere het legale framework, de grootte en activiteit van de groep, het type en de graad van detail van informatie dat vereist is, vereisten qua analyse en budgettaire beperkingen.

Conclusie: het is aan het management, samen met de hulp van experten in consolidatie, om te anticiperen op de moeilijkheden en benodigdheden en te investeren in een professionele software. Op deze manier wordt het consolidatieproces meer dan alleen een wettelijke verplichting: een werkelijk tool voor het management en besluitvorming.

Dit artikel is het eerste in een serie van 4 artikels

Consolidatie met spreadsheet versus consolidatiesoftware

Consolidatie met spreadsheet versus consolidatiesoftware “Ik realiseer mijn consolidatie momenteel op een spreadsheet. Wanneer zal […]

Download de whitepaper hier!
Het artikel delen :
Ontdek Sigma Conso Consolidation & Reporting
Sigma Conso Consolidation & Reporting is een software die zowel de statutaire consolidatie als de managementrapportage vereenvoudigt voor één unieke versie van de waarheid. De software beantwoordt perfect de noden van internationale groepen (meertalig, verschillende munteenheden en standaarden) en is zelfstandig te parametreren door de klant voor een lage total cost of ownership. De software is zowel beschikbaar in cloud modus als on-premise.
Recente artikels
Off we go! Naar Londen voor een tweedaagse teambuilding Sigma Conso heeft de voorbije jaren […]
De geconsolideerde rapportering voor fondsen verbeteren Door Dorien Roes, Sales Manager, Sigma Conso Hoe kan […]
X